二战时盟军最高指挥官艾森豪威尔将军（Dwight D. Eisenhower）有句名言：

“最紧急的事情往往不重要，而重要的事情通常不紧急。”

(“What is important is seldom urgent, and what is urgent is seldom important.”)

这句话概括了他对任务优先级的思考，把所有任务按照紧急性（Urgency）和重要性（Importance）分类。这个理念后来被管理学界整理成一个四象限矩阵，用于管理任务和时间，被命名为艾森豪威尔矩阵（Eisenhower Matrix）。

每一个职场中人都应该学会用艾森豪威尔矩阵来管理、规划自己每天的工作。

下面以保安的日常工作为例教你具体怎么做。

第一步：列出保安的日常工作内容

• 每日例行任务：巡逻检查（巡更）、监控摄像头、应对突发事件、检查设备状态
• 案头工作：填写值班日志、向上级汇报、接受培训、处理访客登记
• 其他活动：工间休息、就餐、同事间沟通等

在每天值班前，列出当天的所有任务。

第二步：把这些任务分配到四个象限

• 第一象限（紧急且重要）：
• 应对突发事件（如可疑人员、火灾报警）
• 处理紧急访客或安全威胁
• 修复关键设备故障（如门禁系统失效）
• 第二象限（重要但不紧急）：
• 定期巡逻检查，预防安全隐患
• 参加安全培训，提升技能
• 维护设备（如检查摄像头、消防器材）
• 第三象限（紧急但不重要）：
• 临时接待访客或登记无关紧要的信息
• 回复非紧急的电话或消息
• 处理管理层临时分配的琐碎任务
• 第四象限（不紧急也不重要）：
• 看手机、社交媒体
• 闲聊或与工作无关的活动

矩阵示例：

第三步：根据象限制定行动计划

第一象限（紧急+重要）：立即执行
优先处理这些任务，确保在截止日期前完成。尽量减少这一象限的任务数量，因为长期处于“救火”状态会导致压力过大。

第二象限（不紧急+重要）：计划时间
为这些任务安排固定时间，专注执行，因为它们对长期目标至关重要。每天花时间在第二象限可以减少第一象限的紧急任务。
第三象限（紧急+不重要）：委托给别人或快速处理
如果可能，将这些任务委派/委托给其他人，或用最少的时间快速完成。
第四象限（不紧急+不重要）：减少或消除

尽量避免这些分散注意力降低效率的活动

这就是管理学上著名的艾森豪威尔矩阵（Eisenhower Matrix），也叫矩阵优先级法（Priority Matrix），每个职场中人都应该学会用这个思路规划每天的工作和生活。

*艾森豪威尔将军战后作了美国第34任总统（1953-1961年）。

我们每个人每天都只有24个小时，除去睡觉的时间，清醒的那几个小时里都有很多事要做。怎样合理利用这些时间，不仅是学问，也是一种对自己生活负责的态度。

不论你是普通保安员，还是安全部门的管理者，希望这个小工具对你的日常工作和生活有所启发或帮助。祝你好运。